Guía Completa de Control de Inventarios 2025: Qué es, Cómo Hacerlo y Ejemplos

Publicado: julio 19, 2024

Optimiza tu almacén en 2024 con nuestra guía de control de inventarios. ¡Aprende a implementar un sistema eficaz y aumentar tus beneficios!

Tener un almacén lleno es ideal, pero saber exactamente qué hay dentro, cuáles artículos se han vendido y hacia dónde van es aún mejor. La administración adecuada de inventarios asegura un buen flujo de mercancía y, por lo tanto, reflejo de ganancias. Aquí es donde entra en acción el control de inventarios.

Qué es el Control de Inventarios

El control de inventarios es un sistema que permite a una empresa gestionar las existencias almacenadas. Este sistema proporciona visibilidad sobre qué productos se tienen, cuáles deben moverse más rápido, cuáles están escasos, cómo es su rotación y en qué artículos se invierte más para su almacenamiento. Es fundamental para cualquier organización implementar este proceso, aunque al inicio pueda parecer una tarea que consume tiempo.

La Importancia del Control de Inventarios

El control de inventarios es crucial para mantener un equilibrio entre las existencias de un almacén y los productos que tienen mayor demanda. Este sistema puede reducir costos al reflejar oportunamente los productos con baja rotación y aquellos que deben ser surtidos rápidamente, evitando retrasos en los pedidos o pérdidas por almacenamiento prolongado. Además, previene fraudes y malentendidos al asegurar que las existencias físicas coincidan con las registradas en el inventario. Sin importar el tipo de sistema utilizado, todos comparten algunos elementos clave.

Beneficios del Control de Inventarios

La gestión y control de inventario ofrecen numerosas ventajas, especialmente en términos de orden, planificación y ahorro. Aquí enumeramos algunos de los principales beneficios:

Uso óptimo de recursos financieros

Gestionar adecuadamente tu inventario te permite tener visibilidad y control sobre tus recursos, evitando excesos o insuficiencias de existencias. Siempre tendrás el stock necesario para satisfacer la demanda de los clientes, optimizando así tus recursos financieros.

Aumento de la eficiencia operativa

Conocer el estado y ubicación de tus mercancías reduce tiempos de búsqueda, movimientos innecesarios y duplicaciones de esfuerzos, mejorando la productividad general.

Satisfacción del cliente

Mantener existencias óptimas te permite responder rápidamente a la demanda del mercado, asegurando que tus clientes siempre encuentren los productos que buscan, lo que mejora su satisfacción y fidelidad.

Reducción de costos operativos

El control de inventarios ayuda a minimizar costos operativos al optimizar la planificación de compras y la gestión de proveedores, evitando tanto el exceso como la escasez de inventario.

Apoyo a la toma de decisiones

Contar con datos precisos y actualizados sobre el inventario facilita la toma de decisiones informadas, como ajustar planes de ventas o implementar nuevas estrategias de marketing.

Componentes del Proceso de Control de Inventarios

Para implementar un sistema de control de inventarios eficaz, es necesario considerar varios componentes esenciales:

1. Objetivos

Definir objetivos claros relacionados con la función del inventario, como la cantidad mínima y máxima de artículos en el almacén, y registrar aquellos que no se mueven o que se deterioran. Estos objetivos deben adaptarse al comportamiento del mercado y a las necesidades cambiantes de la empresa.

2. Políticas

Establecer políticas que dicten las acciones a nivel operacional y estratégico, considerando aspectos como la cantidad de almacenes, qué hacer en caso de escasez de materiales o aumentos de precios por parte de proveedores.

3. Planes y normas

Desarrollar planes y normas que respalden las políticas establecidas, incluyendo acciones a corto, mediano y largo plazo, normas para el costo de almacenamiento y planes de contingencia.

4. Sistemas y procedimientos

Elegir los sistemas y procedimientos que mejor se adapten a las necesidades del inventario de la empresa, gestionando máximos y mínimos, y creando estadísticas para calcular existencias futuras.

Cómo hacer un Control de Inventario: 10 Estrategias

Implementar un sistema efectivo de control de inventarios requiere estrategias claras y bien definidas. A continuación, presentamos 10 estrategias fundamentales:

1. Clasifica los inventarios

Establece un sistema de organización ágil y escalable, ya sea mediante un control de inventarios en Excel o un software especializado. Comienza con un conteo completo y preciso para tener un inventario inicial y luego registra todos los productos, cantidades y valores correspondientes.

2. Utiliza un sistema de etiquetado

Implementa un sistema de etiquetado que marque y clasifique los productos con un código único o reconocible, facilitando el seguimiento y la actualización de las existencias.

3. Elige la frecuencia de revisión

Define si utilizarás inventario periódico (revisiones semanales, quincenales o mensuales) o perpetuo (verificación diaria) para mantener al tanto las mercancías y evitar pérdidas.

4. Define mínimos y máximos

Usa datos históricos para definir la cantidad mínima y máxima de artículos en inventario, previniendo la duración promedio de ciertos artículos y asegurando el cumplimiento de la demanda.

5. Haz seguimiento a las ventas

Compara regularmente lo que vendes con lo que tienes en tu almacén. Un seguimiento constante mejora el control de inventario y ayuda a tomar mejores decisiones de compra y contratación de proveedores.

6. Mantén la información actualizada

Utiliza herramientas que permitan automatizar procesos y proporcionar información actualizada en tiempo real. Un software de gestión de inventario puede ser un gran aliado en este ámbito.

7. Recuerda los picos de demanda

Tu sistema de control de inventario debe ayudarte a identificar patrones de demanda y planificar adecuadamente, evitando escasez durante los picos de demanda.

8. Realiza auditorías periódicas

Programa auditorías regulares para verificar la precisión de los registros de inventario y detectar inconsistencias a tiempo.

9. Realiza análisis y pronósticos

Usa los datos del inventario para realizar análisis y pronósticos que identifiquen patrones de demanda y permitan tomar decisiones informadas sobre futuras necesidades de stock.

10. Usa un software de gestión de inventario

Implementa un software especializado que centralice y automatice el registro de inventario, proporcionando mayor precisión y eficiencia en la gestión.

Tipos de Sistemas de Control de Inventarios

Existen varios métodos y sistemas de control de inventarios, cada uno con sus propias características y ventajas:

1. Método ABC

Clasifica las mercancías según la cantidad y valor que representan:

Artículos A: Representan el 20% del inventario y el 80% de su valor.

Artículos B: Representan el 40% del inventario y el 15% de su valor.

Artículos C: Representan el 40% restante y el 5% de su valor, siendo los más vendidos.

2. Método PEPS (Primero en entrar, primero en salir)

Vende los primeros artículos que ingresan al inventario, ideal para mercancías perecederas que requieren una rotación constante.

3. Método EOQ (Cantidad económica de pedido)

Busca la cantidad de pedido que minimice los gastos de inventario, manteniendo un nivel constante de existencias.

4. Método UEPS (Último en entrar, primero en salir)

Vende los últimos artículos que ingresan al inventario, ideal para empresas sin artículos perecederos.

5. Conteo cíclico

Realiza conteos regulares de partes del inventario para mejorar la precisión del control.

6. Método del precio ponderado

Calcula el costo promedio de los artículos sin importar la fecha de entrada o salida.

Estrategias para Mejorar el Control de Inventarios

Implementar las siguientes estrategias puede mejorar significativamente el control de inventarios en tu empresa:

1. Establece políticas claras

Define y documenta políticas detalladas para los procesos de control de inventarios, incluyendo el manejo de stock, clasificación y etiquetado.

2. Capacita al personal

Asegura que el personal encargado del inventario esté bien capacitado para realizar sus tareas de manera eficiente y proponer mejoras continuas.

3. Automatiza las actividades

Utiliza sistemas informáticos para automatizar tareas repetitivas y mejorar el seguimiento y monitoreo del inventario.

4. Realiza inventarios cíclicos

Implementa inventarios cíclicos para registrar diferentes secciones o productos en momentos específicos, distribuyendo la carga de trabajo.

5. Implementa un sistema de reabastecimiento

Establece reglas automáticas de reabastecimiento para garantizar pedidos oportunos y evitar faltantes de mercancía.

6. Haz un análisis de demanda

Realiza análisis y pronósticos de demanda para planificar mejor las necesidades de inventario y ajustar niveles de stock.

7. Evalúa a los proveedores

Evalúa regularmente a tus proveedores en términos de calidad, confiabilidad y puntualidad de entrega, trabajando con aquellos que cumplan con tus estándares.

Ejemplos de Negocios que usan Control de Inventarios

1. Tienda de zapatos

Una tienda de zapatos utiliza el método justo a tiempo para recibir envíos según ventas pronosticadas, reduciendo costos de almacenamiento y minimizando productos obsoletos.

2. Fábrica de dulces

Una fábrica de dulces clasifica sus productos en función de la demanda y el valor, enfocando esfuerzos en garantizar el suministro adecuado de los más demandados.

3. Pastelería

Una pastelería establece puntos cíclicos de orden para ingredientes clave, asegurando tener suficiente inventario para satisfacer los pedidos de los clientes.

Módulo de Inventarios de ERP Odoo

5 software de control de inventarios para pymes y grandes empresas

1. Odoo

Sistema de doble entrada que permite la triangulación de envíos y seguimiento de varios almacenes simultáneamente. Ofrece reportes personalizados y una prueba sin costo.

2. Dynamics 365

Suite de Microsoft que conecta distintos aspectos de la empresa en una sola herramienta, incluyendo gestión financiera, procesos de ventas y organización de almacenes.

3. Cin7

Ideal para negocios minoristas, permite ventas en múltiples canales y se integra con herramientas como Amazon, Shopify y PayPal.

4. Unleashed

Control perpetuo de inventario con seguimiento global y reportes detallados, ideal para minoristas, mayoristas y fabricantes.

5. Orderhive

Plataforma sencilla con sincronización en línea y fuera de línea, gestión de precios, códigos de barras y categorización inteligente.

Preguntas frecuentes sobre control de inventarios

Un plan de inventario es un documento estratégico que define cómo una empresa gestionará y controlará sus existencias. Su objetivo es optimizar los niveles de inventario para satisfacer la demanda, minimizar costos de almacenamiento y evitar excesos o escasez.

El control de inventarios se ocupa de la precisión y supervisión operativa de los niveles de inventario, mientras que la gestión de inventarios se enfoca en la planificación estratégica y administración general del inventario. Ambos son esenciales para una gestión efectiva.

Las herramientas comunes incluyen sistemas ERP, software de gestión de inventarios, códigos de barras, tecnología RFID y hojas de cálculo.

Esperamos que esta guía te ayude a mejorar la gestión de tu inventario y a implementar estrategias que optimicen tus procesos y recursos. Con un buen control de inventarios, podrás maximizar la eficiencia operativa, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente.

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