Os 5 erros na gestão de projetos que estão custando dinheiro à sua empresa

Pontos-chave

• Identificar onde a sua operação paga custos que nenhum relatório registra.
• Dar nome e número ao atrito que hoje se atribui ao ritmo do negócio.
• Entender por que o diagnóstico prévio é o que faz qualquer ferramenta render.
• Começar esta semana com três movimentos que não precisam de orçamento.

Análise elaborada pelos consultores da Xmarts, melhor parceiro da Asana na América Latina.

Os erros na gestão de projetos que mais custam dinheiro raramente são técnicos: decisões que dependem de uma só pessoa, informação espalhada em e-mails e planilhas, trabalho duplicado entre áreas, relatórios que chegam tarde e projetos sem responsável claro. Corrigi-los começa por um diagnóstico honesto de como a sua operação trabalha; com esse mapa, a ferramenta certa, bem implementada, transforma ordem em resultado.

A lista soa familiar porque os erros de gestão de projetos quase nunca se apresentam como erros. Eles se disfarçam de urgência, de reunião extra, de "aqui a gente trabalha assim". E enquanto tiverem disfarce, ninguém corrige.

Por que esses erros não aparecem em nenhum relatório?

A sua contabilidade registra o que se paga: folha, licenças, fornecedores, aluguel. Não registra as três semanas em que um projeto ficou parado porque ninguém sabia de quem era o próximo passo, nem as horas que duas áreas dedicaram à mesma análise sem saber uma da outra. Esse custo existe, alguém trabalhou nele e alguém recebeu por ele na folha. Só não tem linha de despesa. Saber quem é o próximo em cada etapa é um problema de visibilidade, não de disciplina, e existem maneiras de acompanhar o andamento sem ficar em cima da equipe.

Talvez você já tenha vivido esta cena: um cliente pede um ajuste, o responsável responde que vai verificar, e o pedido viaja por três e-mails e um grupo de WhatsApp até alguém retomá-lo dias depois. O cliente percebe lentidão. Por dentro, cada pessoa fez a sua parte no prazo. O atraso morou nos vãos entre uma pessoa e outra, e os vãos não respondem a ninguém.

Por isso esse tipo de erro sobrevive anos. Um gasto visível é questionado em cada revisão de orçamento. Um vazamento invisível vira costume, e o costume se defende sozinho: qualquer tentativa de mudá-lo soa a burocracia nova. O primeiro passo é mais desconfortável do que qualquer compra ou corte: aceitar que a operação tem custos que ninguém está medindo e dar nome a eles.

Os 5 erros na gestão de projetos que mais custam dinheiro

O padrão se repete em empresas de serviços, indústria e comércio, com nuances. Estes cinco são os que mais se pagam:

1. As decisões importantes passam por uma só pessoa. Quando essa pessoa viaja, adoece ou simplesmente tem o dia cheio, tudo o que depende dela espera. O custo é a velocidade da operação inteira reduzida à agenda de um indivíduo.

2. A informação vive espalhada. Uma parte no e-mail do vendedor, outra na planilha do coordenador, outra num grupo de mensagens. Ninguém mente e mesmo assim há três versões da verdade. Cada decisão passa por perguntar a alguém em vez de consultar um só lugar. Quando essa planilha acaba sustentando a operação inteira, vale localizar onde a planilha deixa de dar conta.

3. Duas equipes fazem o mesmo trabalho sem saber. Costuma aparecer numa reunião em que duas áreas apresentam a mesma análise com números que não batem. O duplicado foi pago duas vezes; a discussão para conciliar os números, uma terceira.

4. Os relatórios chegam tarde. Quando o dado chega à mesa da diretoria, a semana já andou. Decidir com informação velha parece decidir, mas é administrar o passado.

5. Há projetos sem responsável claro. Um projeto para por semanas porque o próximo passo não tem dono definido: cada área fez a sua parte e a passagem ficou sem responsável. Não é falha de pessoas; é um vão do processo, e o projeto inteiro paga por ele.

Separados, cada um parece um custo normal do crescimento. Juntos, descrevem uma operação que funciona enquanto nada mudar.

Quanto custa não corrigi-los?

Paga-se em duas moedas: projetos que não chegam à meta e horas que somem em atrito. Da primeira existe medição recente: segundo a pesquisa 2026 da Gartner com CIOs e executivos de tecnologia, só 48% das iniciativas digitais cumprem ou superam suas metas de negócio. Mais da metade do que as empresas começam fica pelo caminho, e a coordenação está entre as causas que estão, sim, sob o seu controle.

Da segunda moeda também há sinais medidos, e apontam para o mesmo lugar. Na sua pesquisa global sobre o estado da IA, publicada em agosto de 2026, a McKinsey encontrou que oito de cada dez respondentes dizem que a IA melhorou a produtividade individual, enquanto o impacto financeiro no nível da empresa não seguiu a mesma trajetória. Cada pessoa trabalha mais rápido e a empresa não vê. Essa distância mora exatamente nas fronteiras entre pessoas e áreas, onde se perde o que cada um ganhou por conta própria. Nos diagnósticos da Xmarts com empresas de serviços e indústria, esse é um dos padrões que mais se repete: equipes que funcionam bem separadas e uma operação que perde agilidade quando o trabalho cruza áreas.

A conta grossa corre com as suas próprias variáveis e tem três parcelas. Primeiro, as horas que a sua equipe dedicou na semana passada a correr atrás de status, conciliar versões e refazer trabalho, por pessoa. Segundo, esse total multiplicado por 48 semanas e pelo custo hora de quem as fez. Terceiro, a parcela que não tem nota fiscal: as decisões tomadas tarde ou com a versão errada da informação, pela margem do projeto que elas tocavam. Não é preciso o número exato para a conversa mudar de tom no comitê: basta as três parcelas ficarem numa única linha, que é onde elas nunca estiveram.

O critério: diagnóstico primeiro, para a ferramenta render

Diante desses erros, a reação mais comum é avaliar ferramentas. É uma boa reação na ordem errada. A ferramenta certa multiplica uma operação clara; sobre uma operação confusa, só muda o lugar onde o atrito se acumula.

O diagnóstico prévio responde três perguntas concretas. Onde se perde mais tempo hoje, e quem perde. Que informação chega tarde ou chega em dobro, e para quem ela falta. Que decisão se repete toda semana sem ser resolvida de fato. Com essas respostas, escolher e implementar uma solução deixa de ser aposta: você sabe exatamente qual processo vai melhorar e como vai medir.

É aí que uma solução como o Asana rende o que promete. Rende porque cada erro da lista tem um antídoto operacional quando a implementação é feita com critério: responsável visível por tarefa, informação do projeto num só lugar, trabalho de cada área à vista das demais, relatórios que se montam sozinhos com dados vivos. A licença é o ponto de partida; o resultado vem da implementação, da capacitação e do acompanhamento até a equipe operar com autonomia. Esse acompanhamento segue os mesmos passos em todos os casos e é dimensionado ao seu: uma empresa de serviços com um processo crítico e uma única equipe envolvida não recebe o mesmo calendário que uma operação industrial com três áreas que se atropelam, ainda que o método por trás seja idêntico.

O investimento não é o risco. O risco é fazê-lo sem mapa. E se a dúvida é mais de momento do que de orçamento, ajuda revisar quando o investimento se justifica.

Se você prefere localizar esse vazamento com ajuda, agende um diagnóstico com um consultor da Xmarts: é o caminho mais curto para saber qual dos cinco está custando mais.

O que você pode fazer esta semana

Para começar não precisa de comitê nem de orçamento. Bastam três movimentos:

Primeiro, um único processo: o que gera mais reclamação interna ou mais retrabalho. Um. A tentação de arrumar tudo de uma vez é o jeito mais rápido de não arrumar nada.

Segundo, documente como ele funciona de verdade, não como deveria funcionar. Pergunte a quem executa todos os dias, não a quem desenhou há três anos. As diferenças entre as duas versões costumam ser a lista de vazamentos que você procurava.

Terceiro, o resultado que você quer melhorar fica escrito, com a sua forma de medição, antes de avaliar qualquer ferramenta. Com isso, até a conversa com um fornecedor muda de tom: você deixa de comparar catálogos de funções e passa a comparar respostas ao seu problema.

Quem faz esses três movimentos chega à decisão de investimento com vantagem: sabe o que comprar, para qual processo e com que métrica vai defender o gasto em qualquer revisão de orçamento.

Três perguntas para levar ao seu comitê de direção

1. Qual dos cinco erros nos custou um cliente, um prazo ou uma margem neste trimestre? Se ninguém consegue nomear o caso, o erro segue disfarçado de ritmo do negócio.

2. Quantas horas de folha foram embora na semana passada correndo atrás de status, conciliando versões e refazendo trabalho? Multiplicadas por 48 semanas, esse número é o orçamento natural para corrigir a coordenação.

3. Qual processo vamos medir primeiro, e com que métrica o defenderíamos na próxima revisão de orçamento? Sem essa resposta, qualquer investimento em ferramentas chega sem mapa.

Se você reconheceu dois ou mais desses erros na sua operação, o próximo passo é localizar qual custa mais e qual solução convém implementar primeiro. Um diagnóstico com um consultor da Xmarts entrega esse mapa, e se a resposta for uma solução como o Asana, acompanhamos você da licença à adoção. Agende o seu. E se antes de agendar você prefere contar o seu caso por escrito, o formulário de contato chega à mesma equipe de consultores.

Perguntas frequentes